Welche Themenblöcke gibt es?

• Anmeldung/ Vertrag
• Kosten
• Daten/ Datenschutz
• Funktionsweise
• Check-out-Couponing
• Probleme bei der Einlösung
• Abrechnung
• Apotheker-Kundenkonto
• Kommunikation

Alle Informationen auf nur einen Blick haben wir Ihnen hier kurz zusammengefasst - Couponing auf einen Blick

• Wie kann ich mich zum elektronischen Couponingsystem anmelden?

Die Anmeldung funktioniert einfach und unkompliziert online in zwei Schritten (Double-Opt-In). Unter www.apoverlag.at/couponing finden Sie das elektronische Anmeldeformular.

Nachdem Sie die Formulardaten ausgefüllt, die vertraglichen Teilnahmebedingungen genau gelesen und durch anhaken des Kästchen „Mit den vertraglichen Regelungen erkläre ich mich einverstanden!“ Ihr Einverständnis erteilt haben, drücken Sie den Anmelde Button.

Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, erst durch Klicken auf diesen Link wird Ihre Anmeldung abgeschlossen und rechtsverbindlich.

• Warum muss ich folgende Daten angeben?

- Stammdaten? (Betriebsnummer, Name der Apotheke, Name und Kontaktdaten)
Diese Daten sind für eine rechtsverbindliche Anmeldung notwendig.

- Warenwirtschaftsanbieter?
Diese Daten benötigen wir für die technische Anbindung ihrer Kasse an das APOVERLAG Couponingsystem.

- Einverständniserklärung zur Datenlieferung?
Um Ihre Apotheke an das Clearingsystem anschließen zu können, benötigen Sie eine Schnittstelle zu Ihrem Warenwirtschaftsanbieter. Die Erlaubnis zu dieser Schnittstelle wird benötigt, um dem Warenwirtschaftsanbieter Ihre Zustimmung zu belegen.

• Warum gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?

Das APOVERLAG Couponingsystem wird den Apotheken von uns kostenfrei zur Verfügung gestellt. Um eine Refinanzierung der Kosten für die Anbindung der Apotheke und den laufenden Betrieb zu gewährleisten, brauchen wir diese Mindestvertragslaufzeit.

• Bekomme ich eine Bestätigung über meine Anmeldung?

Ja, sie erhalten an die in der Anmeldung angegebene E-Mailadresse eine Bestätigung mit dem Bestätigungslink mit dem Sie die Anmeldung rechtsverbindlich abschließen.

• Was kann man tun wenn man nach der Anmeldung keine Bestätigungsmail erhalten hat?

Schreiben Sie uns eine E-Mail an verkauf@apoverlag.at, nennen Sie den Namen ihrer Apotheke und die Betriebsnummer und wir kümmern uns umgehend darum.

• Muss ich noch einen Vertrag unterschreiben?

Nein. Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, durch Klicken auf diesen Link wird Ihre Anmeldung abgeschlossen und Ihre Teilnahme am elektronischen Couponing rechtsverbindlich.

• Muss ich mich elektronisch anmelden?

Alternativ können Sie auch unser FAX-Anmeldeformular verwenden.

• Was kostet mich die Teilnahme an Couponingaktionen?

Die Teilnahme an Couponingaktionen, die durch Hersteller/Händler (OTC-Arzneimittel und Ergänzungssortiment) beauftragt wurden, sind für Apotheken komplett kostenfrei.

• Muss ich für die Anbindung an das Couponingsystem bezahlen?

Es fallen keine Kosten für die Anbindung an das Couponingsystem an.

• Gibt es laufende Kosten für die Nutzung, Wartung und Pflege des Couponingsystems?

Nein, für Apotheken ist die Teilnahme komplett kostenfrei.

• Muss ich für die Teilnahme an Couponing Aktionen der Hersteller/Händler (OTC-Arzneimittel und Ergänzungssortiment) etwas bezahlen?

Nein, für Apotheken ist die Teilnahme komplett kostenfrei.

• Ist das System Datenschutzkonform (DSGVO)?

Ja, das Couponingsystem ist absolut DSGVO-konform.

• Welche Daten werden aus meiner Kasse an das Couponingsystem übertragen?​​​

Es werden nur Daten verarbeitet, welche für die Verrechnung der Rabattwerte zwischen Hersteller und Apotheke und für den Betrieb des Couponingsystems unbedingt notwendig sind. Im Detail sind dies:

- PZN

- Menge

- Abgabepreis

- Coupon-ID

- IP-Adresse des Kassen-Server

- Betriebsnummer der Apotheke.

- Datum und Uhrzeit der Einlösung

• Werden meine Kassendaten weiterverkauft?

Nein, es erfolgt keinerlei Handel seitens APOVERLAG oder Kyte-Tec AUSTRIA mit den erhobenen Daten.

• Erhalten wirklich nur der APOVERLAG, Kyte-Tec AUSTRIA und die Hersteller meine Daten?

Ja.

• Wann werden meine Daten übertragen?

Eine Datenübertragung erfolgt nur dann, wenn der Geschäftsfall ein Coupon-Clearing auslöst. Zum Beispiel bei einer Gutscheineinlösung oder bei der Generierung eines Check-Out-Coupons.

• Wie funktioniert das Couponingsystem?

Über den Warenwirtschaftsanbieter werden die Daten aus der Kasse an APOVERLAG übermittelt und die gescannten Coupons validiert. Die Kasse erhält dann eine automatische Rückmeldung ob der Coupon gültig ist und der gewährte Rabatt wird unmittelbar in der Kasse abgezogen. Die gewährten Rabatte aller Couponaktionen werden im folgenden Monat der teilnehmenden Apotheke erstattet.

• Muss ich noch Coupons einsenden?

Nein, dieser Schritt fällt komplett weg.

• Brauche ich noch Quittungs-Doubletten?

Nein, es werden keine Bon-, oder Quittungs-Dubletten mehr benötigt.

• Wie wird der Couponrabatt berechnet?

Die Berechnung und Prüfung auf Gültigkeit funktioniert vollautomatisch. Die verschiedenen Couponaktionen sind dazu im Couponingsystem hinterlegt, so dass sich der Apotheker um Gültigkeiten und Einlösebedingungen keine Gedanken mehr machen muss.

• Muss ich noch auf die Coupon Einlösebedingungen achten?

Nein, das Couponingsystem prüft die Einlösebedingungen vollautomatisch und gibt über die Kasse eine Rückmeldung falls die Einlösebedingungen nicht eingehalten sind.

• Muss ich den Couponrabatt an der Kasse eingeben?

Nein. Rabattwerte müssen nicht mehr geprüft und manuell eingegeben werden. Die Kasse zieht den gewährten Rabatt nach erfolgreicher vollautomatischer Prüfung vom Kaufpreis ab.

• Welche Coupons darf ich akzeptieren?

Sie dürfen jeden Coupon akzeptieren, der von der Kasse als gültig geprüft wurde. Die Erstattung des Rabattes ist in diesen Fällen von APOVERLAG garantiert. Sie müssen sich also um nichts kümmern: Keine Prüfung auf Aktionszeitraum, keine Prüfung ob das richtige Produkt gekauft wurde oder ob Ihre Apotheke überhaupt an der Promotion teilnimmt.

• Wie kann ich mich von dem Couponingsystem wieder abmelden

Wir benötigen eine schriftliche, unterzeichnete Erklärung, dass sie das APOVERLAG Couponingsystem nicht mehr nutzen möchten. Diese senden sie bitte unter Angabe Ihrer Betriebsnummer per Fax an +43/1 402 35 88-542 oder Post an Österreichische Apotheker-Verlagsgesellschaft m.b.H., Spitalgasse 31A, A-1090 Wien. Nach Prüfung erhalten Sie dann eine entsprechende Bestätigung von uns.

• Was wenn ich die Coupons eines Herstellers nicht akzeptieren möchte?

Sie können jederzeit der Akzeptanz einzelner Coupons widersprechen. Dazu gehen Sie einfach in Ihr Kundenkonto und vermerken bei der entsprechenden Couponaktion, dass Sie diese Coupons nicht akzeptieren wollen. Wenn nun ein Coupon dieser Couponaktion an Ihrer Kasse gescannt wird, erscheint eine Meldung, dass der Coupon von Ihnen nicht eingelöst wird.

• Was muss ich tun um an Couponaktionen teilzunehmen?

Sie müssen sich um nichts kümmern. Durch die Anmeldung am APOVERLAG Couponingsystem sind Sie automatisch für alle Couponaktionen freigeschaltet. Ausnahmen sind Coupons die nur in bestimmten Apotheken einlösbar sein sollen.

• Kann ich eigene Coupons über das Couponingsystem ausgeben?

Noch nicht, diese Funktion wird voraussichtlich 2023 für Sie freigeschaltet werden. Wir werden Sie darüber informieren.

• Was ist Check-out-Couponing?

Beim Check-out-Couponing erhält der Apothekenkunde nach dem Kauf einen Coupon, welcher nach der Quittung aus dem Bondrucker automatisch gedruckt wird.

• Warum sollte ich beim Check-out-Couponing mitmachen?

Mit der Ausgabe von Check-out-Coupons profitieren Sie von Zusatzverkäufen und Frequenzsteigerung Ihrer Kunden. Und das alles kostenlos und ohne dass Sie etwas machen müssen.

• Wer entscheidet welche Coupons gedruckt werden?

Es handelt sich um Coupons der Industrie für Apotheken-Produkte (Ergänzungssortiment), welche diesen Service beim APOVERLAG buchen.

• Was für Coupons kommen dabei aus der Kasse?

Das sind Coupons die dem Apothekenkunden einen €- oder %- Rabatt für den nächsten Einkauf gewähren, wenn ein entsprechendes Produkt gekauft wird.

• Wer bezahlt den Rabatt für diese Coupons?

Die Rabatte bekommen Sie wie bei allen anderen Coupons auch jeden Monat vom APOVERLAG erstattet.

• Muss ich für das Check-out-Couponing etwas bezahlen?

Nein, auch das Check-out-Couponing ist für Sie 100% kostenlos.

• Wer entscheidet welchen Coupon der Apothekenkunde bekommt?

Das Warenwirtschaftssystem entscheidet aufgrund des vom Apothekenkunden getätigten Einkaufs welcher Coupon ausgedruckt wird. Entscheidungsgrundlage hierfür sind bestimmte Pharmazentralnummern der gekauften Produkte.

• Kann ich eigene Check-out-Coupons über das Couponingsystem ausgeben

Leider nein.

• Was wenn ich keine Check-out-Coupons ausgeben möchte?

Mit der Opt-out-Funktion können Sie das Ausdrucken von Check-out-Coupons je Check-Out-Aktion jederzeit schnell und einfach in ihrem Kundenkonto abstellen. CoC opt-out-funktion.pdf

• Was mache ich, wenn die Einlösung an der Kasse nicht klappt, bzw. ich eine Fehlermeldung erhalte?

In diesem Fall nehmen Sie bitte umgehend Kontakt mit unserem Apotheken-Support unter der Rufnummer +43 1 4023588-911 bzw. der Email support@apoverlag.at auf. Wir kümmern uns dann sofort um die Behebung des Problems.

• Was mache ich, wenn der Gutschein keinen Code zum Scannen hat?

In diesem Fall handelt es sich um keine Gutscheinaktion, die der Hersteller über den APOVERLAG gebucht hat.

• Was mache ich, wenn beim Scannen der Gutschein nicht erkannt wird?

In diesem Fall handelt es sich um keine Gutscheinaktion, die der Hersteller über den APOVERLAG gebucht hat.

• Wie erkenne ich Gutscheine, die über das APOVERLAG Couponing abgewickelt werden?

Ein APOVERLAG Coupon beginnt immer mit den ersten vier Stellen $#KT.

• Wichtiger Hinweis zu L'Oréal LDB Aktionen 2023:

Bei den LDB Aktionen gibt es eine limitierte Anzahl an Coupons, die Sie über die Tara einlösen können.

Bei Anmeldung in der Kyte-Tec-Console, können Sie unter „Kampagnen“ die Details zur laufenden Kampagne einsehen. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, einzusehen wie hoch das Limit der Einlösungen ist.

Bei jeder Einlösung eines Gutscheins, erhalten Sie eine Meldung in der Tara, wie viele weitere Einlösungen noch zur Verfügung stehen.

Sollte Ihr Kontingent fast verbraucht sein, erhalten Sie eine automatisierte E-Mail, wie viele Coupons noch eingelöst werden können. Wenn Sie noch weitere Coupons benötigen, wenden Sie sich bitte mit einer Bestellung an Ihren L’Oréal Außendienstmitarbeiter. Die Freischaltung neuer Kontingente kann einige Tage in Anspruch nehmen.

Mehr Informationen: Limits bei Couponeinlösungen - L'Oréal ACD Sonnenaktion 2023

• Wie bekomme ich meine vorausgelegten Couponwerte wieder?

Sie müssen sich um nichts kümmern. Nach jedem Monat erhalten Sie eine Aufstellung über alle Ihre akzeptierten Coupons und verauslagten Rabattwerte. Diese werden dann automatisch an Sie überwiesen.

• Wie lange dauert es?

Die Rückerstattungen geschehen einmal im Monat am Monatsanfang.

• Bekomme ich auch eine Abrechnung?

Nach jedem Monat erhalten Sie eine Aufstellung über alle Ihre akzeptierten Coupons und verauslagten Rabattwerte per E-Mail. Die Abrechnungen sind auch jederzeit in Ihrem Kundenkonto einsehbar.
Für Ihren Steuerberater haben wir schon mal alle Informationen auf einen Blick zusammengefasst - Infos für Ihren Steuerberater.pdf

• Wichtiger Hinweis zu den Rückerstattungsformularen:

Wenn Sie die digitale Schnittstelle aktiviert haben, benötigen Sie kein Rückerstattungsformular!
Können nicht alle Ihre Scanner die Gutscheine lesen, kontaktieren Sie bitte Ihren IT-Betreuer, der die restlichen Scanner richtig konfiguriert.
Ohne digitale Schnittstelle verwenden Sie bitte maximal einmal pro Monat das aktuelle Rückerstattungsformular.

Bei Mehrfacheinsendungen und Vermischung von digitalen und manuellen Einreichungen müssen wir mit Ihnen Kontakt aufnehmen und die Einreichungen abklären, das verzögert Ihre Abrechnung und Sie müssen länger auf die Rückerstattung warten!

• Was ist das Apotheker-Kundenkonto?

Jede teilnehmende Apotheke erhält nach der Anmeldung Zugangsdaten zu einem persönlichen Kundenkonto. In diesem Kundenkonto können Sie folgende Dinge einsehen: Abrechnungen, Statistiken zu eingelösten Coupons und verauslagten Rabattwerten, Stammdaten und kommende Couponaktionen.

• Woher bekomme ich meine Zugangsdaten?

Die Zugangsdaten werden Ihnen nach der Anmeldung an die im Clearingvertrag angegebene E-Mailadresse gesendet.

• Was wenn ich meine Zugangsdaten vergessen habe?

Auf der Login-Seite zu Ihrem Kundenkonto gibt es eine „Passwort-vergessen“-Funktion.

• Wo kann ich den Anbindungsstatus meines Warenwirtschafts Anbieters sehen?

Nirgends, wir informieren Sie proaktiv sobald die Anbindung abgeschlossen ist.

• Wo ist ersichtlich welche Warenwirtschafts Anbieter zukünftig sich noch anschließen?

Wir geben allen Warenwirtschaftsanbieter die Möglichkeit sich anzuschließen.

• Welche Warenwirtschaftssysteme sind aktuell schon angebunden?

AVS, Datapharm, Apotronik, APOSYS

• Werden in Zukunft alle Coupon-Aktionen über das APOVERLAG Couponingsystem laufen?

Wir können niemanden dazu zwingen. Doch da das elektronische Couponing gegenüber dem manuellen deutliche Kosten- und Zeitvorteile bringt, rechnen wir mit einem hohen Anteil an Herstellern, die über das APOVERLAG Couponingsystem arbeiten.

• Warum muss ich meine E-Mailadresse angeben?

Die Mailadresse wird für die regelmäßige Kommunikation zu allen Themen rund ums Couponingsystem genutzt. Dazu zählen die Abrechnung, Infos zu kommenden Couponaktionen, Anfragen zur Teilnahme an bestimmten Couponaktionen etc.. Aber keine Angst, wir versenden keine Werbung und geben Ihre Mailadresse auch nicht weiter.

• Bekomme ich E-Mails?

Ja, Sie werden regelmäßig Ihre Abrechnung per E-Mail erhalten, genauso wie Informationen zu kommenden Couponaktionen. Genauso fragen wir Sie unter Umständen, ob Sie an bestimmten Couponaktionen teilnehmen möchten (z.B. ob Sie Thekenaufsteller einer Couponaktion stellen möchten)

• Kann ich mich von der Kommunikation per Mail abmelden?

Sie können dem Empfang von E-Mails jederzeit in Ihrem Account widersprechen. Bitte beachten Sie, dass Sie dann keine Informationen zu Ihren Abrechnungen, Infos zu neuen Couponaktionen etc. von uns erhalten.

• Bekomme ich Post?

Ja. APOVERLAG versendet unter anderem auch Promotionmaterial wie z.B. Thekenaufsteller und Couponblöcke für Couponingaktionen. Diese Sendungen sind mit Ihnen aber immer im Vorfeld mit dem entsprechenden Hersteller oder APOVERLAG abgestimmt.

Interesse geweckt?
Jetzt fürs Couponing anmelden!